วิธีการจัดทำเอกสารปฏิบัติงาน (SOP)

ขั้นตอนปฏิบัติมาตรฐาน (SOP) เป็นเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลทีมีประโยชน์ เพื่อให้มีการทำกิจกรรมขององค์กรบรรลุวัตถุประสงค์  เอกสาร SOP ที่มีอยู่อาจต้องมีการแก้ไขหรือปรับปรุง และคุณอาจอยู่ในสถานการณ์ที่คุณจะต้องเขียนเองขึ้นใหม่  ฟังดูน่ากลัวแต่ก็ไม่ใช่เรื่องยาก (มั้ง)

Step -1 รูปแบบ

1 เลือกรูปแบบที่จะใช้

ต้องท่องจำขึ้นใจว่า ไม่มีวิธีการเขียน SOP ที่ถูกหรือผิด อย่างไรก็ตามบริษัทของคุณอาจจะมี SOPs อยู่มากมาย ซึ่งคุณสามารถอ้าใช้ในการจัดรูปแบบแนวทางได้
สรุปรูปแบบวิธีการที่คุณหรือส่วนรวมชอบ ถ้าเป็นกรณีนี้ ให้ใช้แม่แบบ SOPs ที่มีอยู่ก่อน
ถ้าไม่ คุณมีตัวเลือก:

A รูปแบบขั้นตอนง่าย ๆ สำหรับขั้นตอนตามปกติทั่วๆไปที่สั้นๆ มีผลลัพธ์ของงานที่เป็นไปไม่กี่อย่าง นอกจากคู่มือด้านความปลอดภัยแล้ว มักจะเป็นประโยคง่ายๆที่บอกคนอ่านว่าอะไรที่ต้องทำ

B รูปแบบขั้นตอนตามลำดับชั้น ปกติเหมาะสำหรับกระบวนการยาวๆ –มีมากหลายขั้นตอน (กว่าสิบ) เกี่ยวข้องเล็กน้อยกับการตัดสินใจ การชี้แจงและคำศัพท์นิยาม เอกสารนี้มักจะเป็นรายการของขั้นตอนหลักทั้งหมดมี ขั้นตอนย่อยในลำดับต่อมา แบบเจาะจง

C รูปแบบแผนผังลำดับงาน หากเอกสาร ดูคล้ายกันแผนที่ซึ่งมีผลลัพธ์ ทางออกที่หลากหลาย การใช้ผังงานอาจเหมาะสุด รูแปบบนี้ เหมาะสำหรับผลลัพธ์หรือทางออกของงานที่ไม่อาจคาดเดาได้

2 คิดถึงผู้อ่าน

มี 3 ปัจจัยก่อนเขียน SOP
A ความรู้เดิมของผู้อ่าน ความคุ้นเคยกับองค์กรของคุณและกระบวนการต่างๆ ความรู้เรื่องคำศัพท์เทคนิค ภาษาที่ใช้ในองค์กร ภาษาที่ใช้ต้องตรงกับความรู้และความตั้งใจของคนอ่าน
B ความสามารถด้านภาษาของผู้อ่าน โดยปกติ คุณอาจต้องมีเอกสารสำหรับผู้ที่ไม่พูดภาษาของคุณเป็นหลักดังนั้นการสื่อสารจากการอ่านเป็นสิ่งสำคัญทีต้องทำให้ชัดเจน ดังนั้นการใช้ คำอธิบายที่เน้นการประกอบด้วยรูปภาพและไดอะแกรม อาจจำเป็น
C ขนาดของกลุ่มเป้าหมายที่อ่าน ถ้าหลายหน้าที่งาน หลายตำแหน่งที่อ่าน SOP ของคุณ, ในการเขียนเอกสารให้เหมาะกับแต่ละกลุ่มเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แต่ละผู้คนที่หลายหลายหน้าที่เข้าใจว่าเขาต้องทำอะไร

3 คิดถึงความรู้ที่คุณมี

เมื่อถึงเวลาเริ่มเขียน  สิ่งที่คุณต้องถามตัวเอง คุณเป็นบุคคลที่ดีสุดที่จะเขียนนี้หรือไม่ คุณรู้เรื่องกระบวนการถัดไปหรือไม่ คุณรู้หรือไม่ว่า เกณฑ์ วิธีการ อะไรที่จำเป็น คุณรู้หรือไม่ว่าอะไรที่อาจเกิดความผิดพลาด ความปลอดภัยในการทำกิจกรรมนั้นๆ ถ้าไม่ หาคนที่สามารถมอบหมายให้ดีกว่า การเขียนเอกสารที่ไม่ดี หรือไม่ตรง SOPจะไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ลดความผิดพลาด สร้างปัญหาด้านลบให้กับพนักงานในส่วนงานเดียวกันหรือข้ามหน่วยงาน ความเสี่ยงจากกำหนดหรือเขียน SOPที่ไม่ดีซึ่งคุณไม่ควรรับไว้

หากคุณได้รับการกำหนดให้ทำการสร้าง SOP หรือเป็นภาระผูกพันให้ต้องทำให้เสร็จ อย่าอายในการถามผู้ที่ทำตามขั้นตอนงานในแต่ละวันเพื่อขอความช่วยเหลือ ทำการสัมภาษณ์ สังเกตุ เพื่อใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้าง SOP

4 ตัดสินใจ ว่าจะใช้รูปแบบใดสำหรับ SOP

เขียนยาว เขียนสั้น  ดี หากคุณจะสร้างหรือปรับปรุง SOP ที่สำหรับกลุ่มบุคคลที่คุ้นเคยกับ ระเบียบการ วิธีการ คำศัพท์ ฯลฯ และต้องการประโยชน์จาก SOP ที่สั้นๆและเร็ว คุณสามารถเขียนในแบบ bullet checklist ได้ เป็นรายการสั้นๆ เมื่อไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดที่ต้องอธิบายหรือขยายความ รูปแบบสั้นๆ เหมาะสมที่สุด

5 ให้นึกถึงวัตถุประสงค์ของ SOP นั้นๆเสมอ

เห็นได้ชัดว่าคุณมีกระบวนงานภายในองค์กรของคุณที่ทำซ้ำซ้ำประจำในแต่ละวัน แต่ SOP มีเหตุผลเฉพาะเจาะจงเสมอและไม่เหมือนกันในแต่ละฉบับ ไม่ว่าผลลัพธ์ของการ เรื่องคุณภาพ ความปลอดภัย ประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน การเพิ่มผลผลิต การลดความผิดพลาด ซึ่ง SOPจะถูกใช้สำหรับการฝึกอบรม หรือการทำงานวันต่อวัน นี่คือสาเหตุที่ทำไม SOP ของคุณมีความจำเป็นเพื่อความสำเร็จของทีมและองค์กร ตัวอย่างความต้องการของ SOP:
- เพื่อให้บรรลุตามมาตรฐานการผลิต
- เพื่อให้ได้ตามเงื่อนไขกำหนดการผลิตและมาตรฐานการผลิต
- ไม่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
- เพื่อความปลอดภัย
- เพื่อให้ทุกอย่างไปตามกำหนดเวลา
- เพื่อป้องกันความล้มเหลวในการผลิต
- เพื่อใช้เป็นเอกสารฝึกอบรม
ดังนั้น หากคุณทราบว่า SOP ของคุณควรเน้นอะไร ท่านจะจัดโครงสร้างการเขียนให้ครอบคลุมและเน้นในส่วนนั้น ซึ่งทำให้ทุกคนมองเห็นความสำคัญ ของการมี SOP จากคุณ

Step-2 การเขียน SOP

1 สิ่งที่ต้องมี โดยทั่วไป

การเขียน SOP กลุ่มด้านเทคนิคการทำงาน จะประกอบด้วย 4 ส่วนหลัก
หน้าแรก :  หน้าแรกมักประกอบด้วย : 1)ชื่อกระบวนงาน, 2)หมายเลข, 3)วันที่ประกาศเอกสาร, 4)Revision , 5)ชื่อของหน่วยงาน/ฝ่าย/สาขาเกี่ยวข้องใน SOP , 6)ลายเซ็นของผู้จัดทำและอนุมัติ SOP
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้อยู่ในแบบฟอร์มของเอกสารเพื่อจัดรูปแบบ อย่างไรก็ตามกำหนดอย่างไรก็ได้หากคุณต้องการ เท่าที่มีข้อมูลเหล่านี้ชัดเจน
สารบัญ : สารบัญของเนื้อหาจะจำเป็นถ้าSOP ของคุณค่อนข้างยาว ซึ่งช่วยให้สำหรับการอ้างอิง
ขั้นตอน
สิ่งที่ต้องทำ :มาตรการควบคุม จุดตรวจสอบ SOP ต่างจากตำราเนื่องจากสามารถตรวจสอบได้ มีข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้คนอ่าน SOP รู้ว่าอะไรที่ต้องทำและผลลัพธ์ของกิจกรรมที่ต้องการ ซึ่งอาจเหมือนเอกสารอื่นๆที่มีเกณฑ์ในการทำและควบคุม
การอ้างอิง : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนด รายการอ้างอิงต่างๆที่อ้างถึง หรือมีนัยทั้งหมดโดยแนบ ในภาคผนวก
องค์กรของคุณอาจมีรูปแบบที่แตกต่างกันกว่านี้ และถ้ามีก็อย่าลืมใช้ตามรูปแบบที่มี ที่ใช้กันอยู่แล้ว และลืมเรื่องนี้ได้เลย

2 ทำให้มั่นใจว่า ได้มีการระบุ:

ขอบเขตและการประยุกต์ใช้ หรืออาจเรียกในชื่ออื่นเช่นวัตถุประสงค์ของกระบวนการ ,ข้อจำกัด , และการใช้ ซึ่งรวมถึงมาตรฐาน ระเบียบ บทบาทและความรับผิดชอบ และอินพุตและเอาต์พุต
วิธีการและขั้นตอน ซึ่งเป็นเนื้อของเอกสาร – ให้ทำรายการทุกขั้นตอนพร้อมรายละเอียดที่จำเป็น รวมทั้งสิ่งของอุปกรณ์ที่จำเป็น ครอบคลุมลำดับขั้นตอนของกิจกรรมและปัจจัยที่ตัดสินใจ ระบุแนวทางในการตัดสินใจเช่น อะไรจะเกิดขึ้นถ้า หรือในกรณี.... หรือกรอบในการพิจารณาตัดสินใจ...
คำอธิบาย ชี้แจงของศัพท์ การระบุตัวย่อ คำย่อ และวลีทั้งหมด ที่ไม่ได้เป็นคำพื้นฐานทั่วไป
คำเตือนความปลอดภัยและสุขภาพ จะถูกแสดงในส่วนของตัวเอง และควบคู่ไปกับขั้นตอนที่เป็นประเด็นปัญหา จะไม่เขียนแบบทั่วๆไปแบบตำราเรียน
วัสดุและอุปกรณ์ ทำรายการสิ่งที่จำเป็น และ ตำแหน่งที่เก็บหรือแหล่งเก็บ มาตรฐานของอุปกรณ์เป็นต้น ฯลฯ
ข้อควรระวัง โดยทั่วไปเป็นส่วนของการแก้ไขปัญหาต่างๆ ครอบคลุมสิ่งที่อาจผิดพลาด ข้อควรระวัง และสิ่งที่อาจกระทบกับขั้นตอนต่อไปหรือส่งผลต่อผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
หากตั้งหัวข้อเอกสารให้มีส่วนของตัวเอง (มักจะแสดง ด้วยตัวเลขหรือตัวอักษร) จะทำให้ SOP ของคุณไม่สับสน อ้างอิงง่าย และไม่ลืมระบุ

3 กระชับ น่าอ่าน

ทำให้มั่นใจว่าง่ายต่อการอ่านและกระชับ กลุ่มเป้าหมายที่อ่าน SOP ของคุณ ไม่ได้อ่านเพื่อความสนุกสนาน จึงต้องเขียนให้สั้นและชัดเจน มิฉะนั้นจะทำให้หลงทางและไม่มีจุดเน้น หรือยากต่อการค้นหาประเด็นหลักในเอกสาร ทำให้เอกสารดูน่ากลัวและยากที่จะเข้าใจ โดยทั่วไปหลักการเขียนคือเขียนให้ประโยคสั้นที่สุดเสมอ
เช่น “ให้ทำการดูดฝุ่นจากเครื่องก่อนใช้งาน” แทนที่จะเป็นประโยคว่า “ทำให้มั่นใจว่าเครื่องจักรของคุณได้รับการทำความสะอาดอย่างเพียงพอเพื่อให้ไม่มีฝุ่นที่อาจตกค้างหลงเหลืออยู่ ก่อนที่คุณจะได้ทำการใช้งาน”
โดยทั่วไป ไม่ต้องใช้คำว่า "คุณ" ใน SOP เพราะรู้โดยนัยสำหรับผู้อ่านอยู่แล้ว ใช้สำเนียงเอกสารในเชิงคำพูด และให้เริ่มต้นของประโยค ด้วยคำกริยาคำสั่ง

4 หาความรู้เพิ่ม

หากจำเป็น สัมภาษณ์ ถ้าจำเป็น สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ ในเกณฑ์หรือวิธีที่ทำาน สิ่งที่คุณไม่ควรทำสุดๆคือ เขียน SOP ที่ไม่มีข้อมูล ไม่มีเนื่องงานที่จำเป็น คุณกำลังสร้างความปลอดภัยในงานให้กับทีมงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพื่อเพิ่มการได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการของพวกเขา ลดเวลา ลดการใช้ทรัพยากร
บางครั้งคุณอาจไม่ได้รับความร่วมมือ แต่อย่างไรก็ตามคิดถึงผลของกระบวนการ ถ้าคุณต้องการ ถามคำถาม คุณต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง แน่นอน หากท่านไม่ทราบ ต้องถามคนหลายๆคนจากหลากหลายแหล่ง เพื่อครอบคลุมทุก บทบาท หน้าที่ สำหรับผู้อ่านเอกสาร
คุณต้องถามหลายๆคน เพราะ ทีมงานบางคนที่ท่านกำลังพูดคุยสอบถามอยู่อาจไม่ทำตามมาตรฐานที่ควรจะเป็น(หรือทำผิดๆ ลัดขั้นตอนหรือหลงลืม) หรือบางคนอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับบางจุดงานที่คุณกำลังสนใจและทำการตอบคุณแบบคร่าวๆ

5 พร่ำพรรณา

ลดคำพรรณาโวหาร ซึ่งน่าเบื่อสำหรับคนอ่าน ดังนั้นหากต้องมีการบรรยายมากด้วยถ้อยคำ เป็นได้ให้ใช้ไดอะแกรมและผังงาน  ซึ่งง่ายต่อการอ่านและจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้อ่านที่มีความจำกัดด้านภาษา ไม่ว่าอังกฤษ ญี่ปุ่น เขมร พม่า เกาหลี etc 

6 ตรวจสอบ ตรวจสอบ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละหน้ามีหมายเลขเอกสาร SOP ของคุณอาจเป็นหนึ่งหลายๆ SOPS - ด้วยเหตุนี้ จึงต้องมีระบบภายในระบบอ้างอิง SOP ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของระบบนี้อ้างอิง แต่ละหน้าจึงควรมี หมายเลขเอกสาร วันที่ หน้า เป็นต้น

Step-3 ชัวร์ก่อน

 1 ทดสอบเอกสารขั้นตอนที่ท่านเขียน หากท่านไม่ต้องการทดสอบขั้นตอนของท่าน ท่านอาจไม่ได้เขียนเอกสารที่ดีพอ ให้ผู้ที่เป็นตัวแทนของกิจกรรมที่ต้องทำซึ่งอาจมีความรู้จำกัดซึ่งมักเป็นกลุ่มผู้ที่อ่านเอกสารท่าน ให้เขาทดสอบลองใช้ SOPของคุณ สังเกตุปัญหาอะไรที่อาจมีและทำการปรับปรุงจำเป็น

แต่ละคนมีความแตกต่าง ดังนั้นจะดีหากมีการทดสอบลองใช้กับหลายๆคน เรื่องสำคัญคือ ต้องแน่ใจว่าได้ทดสอบขั้นตอนจากคนที่ไม่เคยทำมาก่อน ทุกคนที่มีความรู้ก่อนจะอาศัยความรู้เพื่อให้พวกเขาทำตามสิ่งที่เขาทำ โดยไม่ทำผ่านเกณฑ์ วิธีการที่กำหนด จึงเป็นการผิดวัตถุประสงค์หากใช้คนที่ทำงานนั้นๆอยู่แล้วมาทดสอบ

2. หลังจากได้ทำการทดสอบขั้นตอนโดยผู้ปฏิบัติงานจริง จะทำให้ตอบคำถามหรือความเห็นของเจ้านายคุณหรือผู้ตรวจประเมินคุณได้อย่างเต็มที่ การทดสอบปฏิบัติจริงโดยผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องเป็นเรื่องสำคัญสุด ดังนั้นก่อนส่งขึ้นอนุมัติตามสายงาน ต้องถามความคิดเห็นของผู้ใช้เอกสารก่อนเสมอ การมีส่วนร่วมเป็นสิ่งสำคัญในการให้ผู้ใช้เอกสารมีส่วนร่วมในขั้นตอนนี้ จะทำให้ผู้ใช้เอกสารยอมรับและมีการกระทำตาม SOP ในภายหลัง
3 ให้ที่ปรึกษาของคุณและทีมงานประกันคุณภาพทำการทบทวนเอกสาร SOP ของคุณ เมื่อทีมงานเห็นดีด้วยทำการส่งให้ที่ปรึกษาของคุณ ปกติจะมีความคิดเห็นไม่มากในตัวเนื้อหา แต่มักให้ความเห็นในส่วน รูปแบบ หรือบางสิ่งที่ยังขาดหายไป เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปในการป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ
ถัดไปเป็นการขออนุมัติเอกสารตามระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งแต่ละองค์กรจะแตกต่างกันไป โดยทั่วไปคุณได้ทำทุกอย่างที่ตอบสนองแนวทางและกฎระเบียบแล้ว
หมายเหตุ ลายเซ็นต์จริงที่ตัวเอกสารอาจจำเป็นสำหรับบางองค์กร
4 เมื่อได้รับอนุมัติ เริ่มต้นการใช้ SOP ของคุณ ควรมีการฝึกอบรมชี้แจงรายละเอียดเกณฑ์ วิธีการ อย่างเป็นทางการสำหรับบุคลที่เกี่ยวข้องกับ SOP นั้นๆ (เช่นการฝึกอบรมในห้องเรียน อบรมผ่านระบบคอมพิวเตอร์ ฯลฯ) หรือ ไม่ก็อาจแปลว่าเอกสารของท่านเอาไว้เพื่อเก็บฝุ่น  ขั้นตอนนี้ เป็นสิ่งที่เป็น ว่างานของคุณ จะมีคนรับรู้และมีคนนำไปใช้ จงให้เวลากับสิ่งนี้สำหรับการรับรู้ของผู้ใช้เอกสาร  เอกสารจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยหากไม่มีผู้นำไปใช้

สุดท้าย ให้ทำการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ จนแน่ใจ SOP ของคุณยังคงเป็นปัจจุบัน ถ้าล้าสมัย ไม่เหมาะสม ทำการปรับเปลี่ยน ปรับปรับใหม่ อนุมัติใหม่ และกระจาย SOP ตามความจำเป็น ความปลอดภัยของพนักงาน ความมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ความสามารถในการแข่งขันขององค์กร เป็นสิ่งสำคัญ

ที่มา : www.isotoyou2.com